Política manejo de información y datos personales de Acicam
Asociación Colombiana de Industriales del calzado, el cuero y sus manufacturas ACICAM
1. Principios Generales
La Asociación Colombiana de Industriales del Calzado, el Cuero y sus Manufacturas – ACICAM-, en su condición de responsable del tratamiento de datos, ha definido la presente política de conformidad con la ley estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y cuyo objeto es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información; Por lo tanto, ACICAM, formula el presente documento para dar cumplimiento efectivo a la normatividad en mención, así como para atender consultas y/o reclamos acerca del tratamiento de los datos personales que recoja y maneje ACICAM.
El derecho al Habeas Data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, ACICAM garantiza la protección de este derecho, asegurando que todas sus actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, libertad y transparencia.
En la presente política, se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso ACICAM a través de diferentes medios, los cuales serán también mencionados en este documento, así como el mecanismo para realizar consultas o reclamos por parte de las personas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por ACICAM y quienes en adelante se denominarán Titulares.
La presente política, se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.
2. Definiciones
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de la Asociación
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
3. Derecho de los titulares de datos personales
En atención con lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 de protección de datos personales – Habeas Data, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ACICAM, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a ACICAM, en su condición de responsable del tratamiento.
c) Ser informado por parte de ACICAM, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento ACICAM en su condición de responsable del tratamiento, haya incurrido en conductas contrarias a esta ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4. Deberes de ACICAM como responsable del tratamiento de datos personales
ACICAM, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos.
Por lo anterior, ACICAM como responsable del tratamiento de datos personales, y de acuerdo a la ley 1581 de 2012 de protección de de datos personales – Habeas Data, cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones
5. Finalidades en el tratamiento de datos personales
Los datos personales son utilizados por ACICAM para:
· Recolectar los datos personales, incorporarlos y almacenarlos en sus bases de datos.
· Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
· Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
· Hacer uso de los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación, promoción u oferta de productos, servicios o actividades desarrolladas como parte de las estrategias internas de la Asociación.
· Contacto con clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
· Utilizarlos para fines administrativos internos y comerciales tales como: análisis estadísticos y realización de encuestas de satisfacción.
· Conservar registros históricos y mantener contacto con los titulares.
· Estudio y análisis la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos y servicios que la Asociación ofrece.
· Vinculación como contratista o proveedor.
· Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
· Soporte en procesos de auditoría externa/interna
La información de los datos personales, será utilizada sólo para los propósitos anteriormente señalados, por lo que ACICAM no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar dicha información fuera de la Asociación, salvo que esto este estipulado en documentos como contratos de participación, reglamentos, etc. y que a su vez sea autorizado por el Titular.
La información de los datos personales, será usada únicamente por personal de ACICAM y según el tipo de información, esta será remitida a la(s) área(s) de la Asociación que corresponda.
Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos de los titulares, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de ACICAM o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dentro del numeral 8 de este documento se estipula el procedimiento para realizar la supresión o eliminación de los datos del titular.
6. Autorizaciones y consentimiento
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ACICAM, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Dicha autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior; para ello, ACICAM ha dispuesto mecanismos idóneos para mantener registros y/o pruebas de la autorización por parte
de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Dicha autorización podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico o en repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
La autorización será generada por ACICAM y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
ACICAM informará al titular de los datos, por medio de un aviso de privacidad, la información relativa a la existencia de políticas de tratamiento de información que serán aplicadas para realizar el tratamiento de sus datos personales.
El aviso de privacidad en mención contendrá la siguiente información:
· Quien es el responsable del tratamiento de la información
· Finalidades y tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos
· Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
· Información de cómo acceder a la política de tratamiento de la información de ACICAM
7. Consultas y reclamos
Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. En consecuencia, ACICAM garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en los registros de ACICAM.
ACICAM habilitará medios de comunicación electrónica, telefónica u otros que considere pertinentes para recibir y atender las consultas de los titulares.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consultas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
Dicho reclamo será tramitado bajo las reglas establecidas en el artículo 15 de la ley estatutaria 1581 de 2012.
8. Supresión de datos
El titular tiene el derecho, en cualquier momento, de solicitar a ACICAM la eliminación de sus datos personales en cualquiera de los siguientes casos:
· Cuando considere que estos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
· Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad principal para la cual fueron solicitados
Esta supresión contempla la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el titular.
Sin embargo, el derecho de cancelación no es absoluto y ACICAM lo puede negar cuando:
· El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos
· La eliminación de datos impida actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales.
9. Seguridad de la información
En cumplimiento con el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ACICAM adoptara las medidas tanto técnicas como administrativas y humanas necesarias para brindar seguridad a los registros previniendo su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10. Responsable del tratamiento:
ACICAM, en su condición de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: Asociación Colombiana de Industriales del Calzado, el Cuero y sus Manufacturas
NIT: 830.057.135-2
Domicilio principal: Carrera 4A # 26A – 71 Barrio Bosque Izquierdo
Teléfono: 2816400
11. Encargado del tratamiento:
ACICAM y sus distintas áreas y personal encargado, actuarán como encargados del tratamiento, por lo que se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: Asociación Colombiana de Industriales del Calzado, el Cuero y sus Manufacturas
NIT: 830.057.135-2
Domicilio principal: Carrera 4A # 26A – 71 Barrio Bosque Izquierdo
Teléfono: 2816400
12. Vigencia
La presente política rige a partir del 25 de Septiembre de 2014.
Version: 0.0
Fecha de Actualización: Septiembre 25 de 2014
CReación Aprobada de la Política
Revisó: Representante de Calidad
Aprobó: Presidencia Ejecutiva